Подготовка к приёмке: что сделать заранее
Приёмка начинается не в момент прибытия машины, а за несколько дней до неё. Соберите комплект документов: упаковочный лист с разбивкой по местам, инвойс, транспортные документы, спецификацию из договора с поставщиком. Без них сверять нечего.
Заранее определите, кто принимает груз, и убедитесь, что у этого человека есть полномочия подписывать документы и вносить в них замечания. Кладовщик, который «просто расписался, потому что водитель торопился», — самая частая причина, по которой претензия потом не проходит.
Подготовьте место и ресурсы: площадку для выгрузки, технику, весы, если груз принимается по весу, и время. Приёмка большой партии «на бегу» за двадцать минут гарантированно означает, что часть проблем будет обнаружена позже, когда предъявлять их уже некому.
Заранее уточните у экспедитора, в какие сроки принимаются претензии по вашей перевозке и в каком виде. У разных видов транспорта и разных договоров сроки отличаются, и они, как правило, короткие — счёт идёт на дни.
Если груз ценный или партия крупная, имеет смысл заранее продумать страхование. Разбор — в материале страхование грузов из Китая.
Шаг 1. Осмотр до вскрытия
Первое, что проверяется, — состояние транспортного средства или контейнера до выгрузки. Целостность пломбы и совпадение её номера с номером в документах. Если пломба сорвана, повреждена или номер не совпадает — это фиксируется немедленно, до начала выгрузки, с фотографией.
Затем осматривается сам груз внутри: нет ли смещения, следов подмочки, деформации коробок, разрыва стретч-плёнки на паллетах. Фотографируйте общий вид загрузки до того, как что-либо тронули, — потом воспроизвести эту картину невозможно.
Далее — пересчёт грузовых мест. Количество мест сверяется с транспортным документом. Расхождение по числу мест — это уже основание для отметки в документах, независимо от того, что окажется внутри.
Наконец, осмотр каждого места на предмет внешних повреждений: вмятины, разрывы, мокрые пятна, следы вскрытия, нарушенная заводская лента. Повреждённые места откладываются отдельно и фиксируются по отдельности с указанием маркировки.
Снимайте видео всего процесса выгрузки одним непрерывным дублем. Это самое сильное доказательство: оно показывает и состояние груза, и последовательность действий, и что подмены не было.
Шаг 2. Фиксация расхождений в документах
Все обнаруженные расхождения вносятся в транспортный документ до его подписания. Формулировка должна быть конкретной: не «есть повреждения», а «место №14, коробка деформирована с торца, следы подмочки на нижней грани, вскрыта, содержимое не проверено».
Если водитель или представитель перевозчика отказывается подписывать отметку — это тоже фиксируется: делается запись об отказе, желательно с подписью двух сотрудников со стороны получателя. Отказ представителя не отменяет ваше право сделать отметку.
При существенных расхождениях составляется акт приёмки. В нём указываются: дата и место приёмки, участники, реквизиты транспортных документов, что заявлено и что фактически обнаружено, характер повреждений, предварительная оценка ущерба и приложения — фотографии, видео, весовые квитанции.
Отдельно важно: не выбрасывайте повреждённую упаковку и не утилизируйте бракованные единицы до урегулирования претензии. Это вещественное доказательство, и его отсутствие обычно трактуется не в вашу пользу.
Подпись в транспортном документе без замечаний = груз принят без претензий. После этого доказать, что недостача возникла в пути, а не на вашем складе, практически невозможно. Никакой спешки водителя это не стоит.
Шаг 3. Кому предъявлять претензию
Адресат зависит от того, где возникла проблема. Если недостача по количеству мест, повреждение упаковки, следы вскрытия — ответственность, как правило, лежит на перевозчике или экспедиторе. Претензия направляется ему в сроки, указанные в договоре.
Если мест столько же, пломба цела, но внутри не тот товар, не то количество внутри коробки или заводской брак — это зона ответственности поставщика. Перевозчик за содержимое запечатанных мест не отвечает. Как работать с поставщиком в такой ситуации — в материале возврат брака поставщику в Китае.
Если груз застрахован, параллельно уведомляется страховщик — обычно в очень короткий срок с момента обнаружения. Пропуск этого срока — типичная причина отказа в выплате, даже когда случай сам по себе страховой.
Претензия оформляется письменно, с расчётом суммы и приложением всех доказательств: акта, фотографий, документов, подтверждающих стоимость товара. Устные договорённости в этой процедуре не работают.
Направляйте претензию способом, который оставляет след: по адресу из договора с уведомлением или через официальный электронный канал, прописанный в контракте. «Написал менеджеру в мессенджер» — не доказательство соблюдения срока.
Как снизить риск заранее
Лучшая претензия — та, которую не пришлось предъявлять. Основная часть проблем закрывается ещё в Китае, на складе консолидации: приёмка по количеству, сверка с упаковочным листом, проверка внешнего вида и переупаковка слабой тары. Про это — консолидация грузов на складе в Китае.
Второй рубеж — предотгрузочная инспекция. Для крупных партий и нового поставщика это оправданные расходы: дефект, найденный на фабрике, исправляется бесплатно, тот же дефект, найденный в России, стоит стоимости всей партии. См. инспекция товара в Китае и контроль качества.
Третий — грамотная упаковка под конкретный вид транспорта и количество перегрузов. Мультимодальный маршрут означает несколько перевалок, и тара должна это выдерживать. Подробности — упаковка груза.
Четвёртый — грамотный договор. В контракте с поставщиком должны быть прописаны спецификация, допуски, порядок рекламации и сроки. Разбор — договор с китайским поставщиком. А распределение рисков между сторонами задаётся базисом поставки — см. Инкотермс для импорта.
«Белая Панда» проводит приёмку и фотофиксацию груза на складе в Китае до отправки — это позволяет отсечь большую часть проблем на этапе, когда их ещё можно решить силами поставщика.